Conference call? Misschien denk je dan spontaan aan een aantal mensen in een vergaderruimte die een telefonische bespreking houden met een groep mensen op een andere plek. Maar in deze tijden van mobiel werken kan je ook met je smartphone in een handomdraai een conference call opstarten, waar je ook bent.
Natuurlijk zijn geplande telefonische meetings vanuit de vergaderzaal nog schering en inslag. Het is dan ook een ideale oplossing om met verschillende mensen vanop grote afstand een bespreking te houden. Maar soms laat de dagelijkse realiteit zich niet vooraf agenderen. Vaak kan het nuttig zijn om ook spontaan en ad hoc met verschillende collega’s, klanten of leveranciers tegelijkertijd overleg te plegen. In dat geval biedt de smartphone een uitweg voor de mobiele werker.
Gewoon bellen
De meest voor de hand liggende manier is gewoon bellen. Ongeacht of je een iOS- of Android-toestel hebt. Je belt gewoon één van de deelnemers en je voegt de andere deelnemers toe via het gespreksmenu op je smartphone. In dit menu vind je ook vaak een optie om alle gesprekken samen te voegen. Zo kun je heel eenvoudig en zonder externe app conference calls opzetten. Het nadeel is dat je als beller niet voor één gesprek betaald, maar voor iedere gesprek afzonderlijk de rekening krijgt gepresenteerd. Het maximum aantal deelnemers is 6, inclusief jezelf.
Wanneer je over een internetverbinding beschikt kan je sinds een jaar ook een groepsgesprek starten via WhatsApp. Er zijn nog andere applicaties die je kunt gebruiken maar WhatsApp is een veel gebruikte app die (bijna) iedereen op zijn toestel heeft staan. Je belt eerst met één persoon, om daarna via het menu in de rechterbovenhoek andere personen toe te voegen. Nadeel? Aan één zo een groepsgesprek kunnen maximaal vier personen deelnemen.
Microsoft Teams en Skype
In de praktijk zal het aantal deelnemers in een spontaan groepsgesprek meestal beperkt zijn. Het is ook aan te raden om een conference call via de smartphone klein te houden om verwarring te vermijden. Wanneer er toch een noodzaak is om een grotere groep te betrekken, is er Microsoft Teams of Skype. In de bedrijfswereld zijn dit veel voorkomende applicaties. Het nadeel is dat iedere deelnemer ook tot je contactgroep moet behoren.
Voor welke je optie ook kiest, zorg er in ieder geval voor dat je groepsgesprek vlot kan verlopen. Enkele tips: vermijd achtergrondgeluid, laat iemand het gesprek leiden zodat iedereen aan het woord kan komen en maak aan het einde van de bespreking een korte synthese waarmee iedereen verder kan.
